Politique de Confidentialité et Traitement des Données (RGPD)

L'association COM ORGANIS FESTIVAL DE NOEL s'engage à ce que la collecte et le traitement de vos données personnelles, effectués à partir du présent portail institutionnel ou lors de nos inscriptions physiques de terrain en Normandie pour l'exercice 2026, soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés. En tant qu'organisation à but non lucratif œuvrant pour l'utilité publique, nous appliquons des exigences strictes en matière de transparence et de sécurité administrative, excluant toute utilisation mercantile de vos informations.

I. Finalités des Traitements de Données Recueillies

Les données nominatives collectées via nos formulaires d'onboarding et d'inscription (nom, coordonnées postales, numéro de téléphone, courriel, composition familiale) sont traitées de manière sécurisée sous la responsabilité du Secrétariat Permanent. Ces informations sont uniquement traitées pour des finalités statutaires d'intérêt général : instruction des demandes de participation aux arbres de Noël solidaire, coordination logistique de l'encadrement technique, gestion administrative de nos adhérents actifs, et envoi de nos rapports d'audit 2026 aux acteurs locaux partenaires.

Notre base documentaire n'est jamais transmise à des tiers à des fins publicitaires ou de prospection marchande. L'utilisation de ces données s'inscrit exclusivement dans le cadre de la gestion non-marchande de nos interventions sociales, garantissant une transparence opérationnelle absolue vis-à-vis des autorités administratives et des familles bénéficiaires.

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1.1 Base Légale du Traitement Documentaire

La base légale de nos traitements de données réside dans l'exécution de notre mission d'intérêt général, conformément à l'article 6 du RGPD. L'inscription volontaire des foyers et la transmission de leurs observations de terrain constituent un consentement explicite à l'instruction sociale de leur demande.

1.2 Limitation Strict des Accès aux Données

Seuls les membres habilités du Conseil d'Administration et les régisseurs de terrain de l'association COM ORGANIS FESTIVAL DE NOEL ont accès aux dossiers d'inscription. Cet accès restreint prévient tout risque de fuite d'informations sensibles et assure le strict respect de la vie privée des familles vulnérables.

II. Durée de Conservation des Pièces Administratives

L'association applique une politique rigoureuse de limitation de la durée de conservation des données, en parfaite conformité avec les directives de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) applicables aux associations d'utilité publique.

2.1 Données Relatives aux Familles Bénéficiaires d'Arbre Solidaire

Les fiches d'inscription des foyers aux arbres de Noël de l'exercice 2026 sont conservées au siège de l'association pour une durée de 12 mois consécutifs à la tenue de la manifestation, afin de permettre la réalisation de notre audit d'impact de terrain. Elles sont ensuite intégralement détruites par broyage mécanique sécurisé.

2.2 Données Relatives aux Volontaires et Bénévoles Actifs

Les pièces d'onboarding de nos bénévoles chargés de l'encadrement technique et logistique sont archivées pour la durée stricte de leur adhésion statutaire loi 1901. En cas de départ volontaire, l'ensemble de leurs informations personnelles est effacé de nos répertoires dans un délai réglementaire de 3 mois.

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2.3 Suivi Documentaire des Dons et Mécénats Éco-responsables

Les données fiscales d'accompagnement de nos donateurs sont conservées pour une durée réglementaire de 6 ans, conformément aux exigences du Code Général des Impôts, afin de permettre les contrôles administratifs relatifs à l'émission des reçus de déduction fiscale loi 1901.

III. Droits des Personnes et Modalités d'Exercice

Conformément aux lois de régulation nationales et européennes en vigueur, toute personne physique dont les données sont traitées par notre comité dispose de droits étendus de regard, d'opposition et de rectification sur ses informations personnelles.

3.1 Droits d'Accès, de Rectification et de Suppression

Vous pouvez à tout moment demander d'accéder aux données vous concernant, d'en exiger la rectification en cas d'erreur de saisie, ou de solliciter leur effacement intégral de nos bases documentaires. Pour exercer ce droit, veuillez adresser une demande écrite par pli postal à l'adresse de notre siège social d'Hérouville-Saint-Clair ou par courriel direct à : naimqh13@gmail.com.

3.2 Droit de Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que le traitement de vos données personnelles enfreint les règles du RGPD ou porte atteinte à vos libertés individuelles, vous disposez du droit d'introduire une réclamation officielle auprès de l'autorité de contrôle nationale (CNIL - 3 Place de Fontenoy, Paris).